Direktoratet for byggkvalitet (DiBK) arrangerer Byggesaksdagene fra 9. til 11. november. Gårsdagens tema var primært saksbehandling av byggesaker. Finnes det én syndebukk, eller bør ansvaret deles mellom flere parter?
Direktør Per-Arne Horne i Direktoratet for byggkvalitet innledet konferansen med å påpeke at det eksisterer problemer ved saksbehandlingen i byggesaker. Men nå, som før, er målet for DiBK å sørge for færre mangelfulle søknader og færre saker som overskyter fristen.
Horne poengterer at det blir mer og mer steile fronter mellom hvor problemene ligger, og mener og tror at problemet er mer sammensatt enn at det bare er kommunen eller bare søkeren som er ”synderen”.
- Hva kan vi i direktoratet gjøre med forskriftene for å gjøre de mer forståelige og for å redusere mangelfulle søknader?, spør Horne.
Kostra-tallene (rapporteringssystem der kommuner og fylkeskommuner rapporterer til staten ved Statistisk sentralbyrå) er unøyaktige, og det er økning i mangelfulle søknader som nå er 35-36 %.
- Verre er det at av 90 000 søknader så har ikke kommunen oppfulgt søknadsfristen i 10 500 søknader, forteller Horne.
Horne lurer også på om kommunene gjør mer enn de trenger? Overtar de mer ansvar/jobb enn de ansvarlige foretakene gjør, eller stoler de rett og slett ikke på dem?
- Kontrolloppgaven er ikke kommunens oppgave lenger, prosjekteringen er heller ikke en saksbehandlingsoppgave og heller ikke en tilsynsoppgave. Kommunen jobber mer med de tekniske kravene enn de skal, sier Horne.
- Jeg tror problemet er at kommunene bruker mer tid på kontroll og ikke bruker tilsyn i stedet. Kommunene skal ikke godkjenne selve plantegningene, bare de tegningene som omfatter de ytre rammene. Mange kommuner bruker omprosjektering for å komme i mål, om søknaden mangelfull. Og om kommunen ber om omprosjektering så er tiltaket altså mangelfullt.
Saksbehandlingstid og søknadsdokumentasjon
Nina Sundell er fagdirektør i Kommunal- og moderningseringsdepartementet (KMD) og gav en redegjørelse for når en søknad om byggetillatelse blir sett på som fullstendig. Det er først når søknaden er fullstendig at 12-ukers fristen for kommunens behandling av en byggesøknad i plan- og bygningsloven § 21-7 første ledd starter å løpe.
Hun har arbeidet med plan- og bygningsrett siden 2002, og jobber med regelverksutvikling, klagesaker, tolkningsuttalelser og andre utredninger på bygningsrettens område.
Er det så viktig med en fullstendig søknad?
- Grunnen til dette er at fristen starter å løpe når behandlingen er ferdig. Kommunen må betale tilbake byggesaksgebyret hvis de bruker mer enn 12 uker. De må betale tilbake 25 % for hver dag fristen overskrides, derfor er det viktig å vite når en saksbehandling er fullstendig, sier Sundell.
Men det er tiltakshaver eller ansvarlig søker som har ansvaret for at søknaden inneholder alle nødvendige opplysninger.
En fullstendig søknad skal inneholde relevante og nødvendige opplysninger. Hvilke krav som gjelder i hver enkelt sak varierer.
- Det er ikke like krav til bruksendring av kjeller som oppføring av nytt bygg, forklarer Sundell.
Opplysninger som er relevante for tiltaket og nødvendige for behandlingen av den konkrete saken. Om søknaden ikke inneholder relevante og nødvendige opplysninger er den ikke fullstendig og fristen starter ikke å løpe, forklarer hun.
Tiltakshavers ansvar
Tiltakshaver har primært ansvaret for at kravene er oppfylt. Avslutningsvis sier Sundell at saksbehandlingen uthules i kommunene, da de kan bruke 20 uker før de sier til tiltakshaver at søknaden er mangelfull.
- Slik at en klar oppfordring fra KMD til kommunene er å så snart som mulig ta kontakt med tiltakshaver om det er mangler i prosjekteringen/søknad, og så snart som mulig om det også er behov for tilleggsopplysninger.
Hvorfor sender kommunen mangelbrev?
Caroline Wille – fagkoordinator i byggesaksavdelingen i Plan- og bygningsetaten i Oslo kommune spør: Hvorfor må kommunene stadig sende mangelbrev til søkerne? Og hva er det som ikke fungerer siden byggesakene går galt?
Det er enighet om at mange av byggesøknadene som blir sendt til kommunene ikke er komplette. Dette fører til at det tar lenger tid å behandle byggesakene og søkeren må vente lenger enn nødvendig på en avgjørelse, sier Wille.
Av totalt 5364 byggesaker er 57 % mangelfulle ved innsendelse.
Og det er en vesentlig forskjell mellom 3-ukerssaker og 12-ukerssaker, da 40 % av 3- ukerssakene og 75 % av 12-ukerssakene var mangelfulle.
- Plan og bygningsetaten er overrasket over den store forskjellen her. Kommunen sender ofte mangelbrev for å kjøpe seg tid, men likevel ønsker de også å bli ferdig med sakene så fort som mulig, sier Wille.
Hvorfor sender kommunene mangelbrev? Hvilken dokumentasjon og hvorfor kommunen etterspør dette, hvilken dokumentasjon de ofte spør etter og hva som kan gjøres for å få flere komplette søknader, er uklart for mange søkere.
Kommunen må vite hvem, hva og hvor. Saken skal være tilstrekkelig opplyst til at kommunen skal kunne gjøre en forsvarlig vurdering. Forholdet til andre myndigheter må avklares og ansvarsforholdene må komme tydelig frem. Kommunen skal også godkjenne kart og tegninger, forklarer Wille.
Så hva kan gjøres for å få flere komplette søknader?
Wille foreslår bedre og mer bruk av elektroniske søknadsløsninger, samt gode veiledere. Et tydelig skille mellom en vurdering av søknad og et tilsyn.
Videre et tydelig skille mellom dokumentasjonskrav til byggesaken og andre kommunale behov. Bedre kommunale planer må på plass, og til slutt: preventive virkemidler for søkere som gjentagende ganger leverer mangelfulle søknader.
Bransjens erfaringer og utfordringer
Fra Lise Budde som er byggesakssjef i Holte AS, får web-deltagerne høre om opplevelsene fra den andre siden av bordet, nemlig tiltakshavere.
- Vi hører ofte om de dårlige søknadene innsendt av late søkere, sier Budde. Er dette et fortjent omdømme, eller er det andre grunner som kan forklare mangelfulle søknader?, spør hun.
- Kan noe av forklaringen være kommunenes svært ulike praksis og manglende veiledning, sett i samspill med et svært omfattende regelverk?
Lise Budde har jobbet med byggesaker i 20 år, og har bred erfaring fra både saksbehandling og søker i byggesaker. Mye av grunnen til at mange søkere ikke får det til er blant annet at regelverket er for komplisert, at det er ulik praksis i ulike kommuner og stadige endringer og nytolkninger av regelverk.
Flere søkere opplever at kommunen stiller krav til dokumentasjon som de egentlig ikke har behov for, det oppleves også som at kommunene ”gjemmer seg bak” lovhjemler samt at saksbehandler ”overser” dokumenter, noe som skjer oftere enn man tror.
Hva er egentlig en mangel?
Forskriftene sier at ”Søknaden skal gi de opplysninger som er nødvendige for at kommunen skal kunne gi tillatelse til tiltaket.”
Men hva legger kommunen i dette?
Trenger de virkelig søknadsdokumentasjonen eller er det bare ”kjekt å ha”, og ber de om for mye, for tidlig? Stiller kommunene seg spørsmålet: har jeg forstått reglene riktig og er jeg sikker på at jeg ikke allerede har mottatt den informasjonen jeg trenger? Likefullt, er dette søknadsdokumentasjon eller tilsyn?
Direktoratet, kommunen og svartelister
- Her har direktoratet en jobb å gjøre, sier Budde.
Budde avslutter med et lite hjertesukk fra tiltakshaverne til kommunen; vær så snill å tolke lov og forskrift likt.
- Det er vanskelig for å treffe riktig når heller ikke kommunen blir enige, sier hun. Hun nevner også at kompetanse må være til stede, men at ikke alle kommuner er like gode på klarspråk.
- Vi trenger veiledning fremfor ris, en åpen dialog om uttømmende mangelbrev, og at mangelbrevene kommer med én gang, slik at søker i en tidligere fase kan komme i gang med prosjektet.
Flere i bransjen er også engstelige for at det eksisterer svartelister hos kommunen, poengterer Budde avslutningsvis. Mulig dette ikke er en populær uttalelse, men tilbakemeldinger viser at søker derfor gjør endringer, som muligens ikke er innenfor verken kommunens krav eller lovverket, bare for å tilfredsstille og opprettholde et godt forhold til kommunen, for senere søknadsprosesser